相信大家在熟悉了监理工作之后,都遇到过随着手里项目的增加,难免有同时应付多个项目焦头烂额的时候,今天来谈谈一个觉得效果还不错的方法,希望可以避免或减少这种情况的发生,帮到大家!
在部门的一次培训会上,领导讲到了台帐,并嘱咐道:大家要学会用台帐。会后,我尝试在项目实施中,整理了一份关于进展的台帐,经过几周的汇总更新,发现它对工作确实起到了不小的帮助作用。之后,随着使用频率的增加,我使用了更多的台帐。在此,跟大家分享一下关于我常用的一些台帐以及在实际工作中的作用。
首先,在综合类项目中,我常用到项目台帐、开工准备台帐、支付台帐、文档台帐、问题台帐、日常管理台帐与绩效评估台帐,这些台帐直接都是相互联系的,其中开工准备台帐、支付台帐、进展台帐、问题台帐和日常管理台帐是定时更新的。
项目台帐是对整个工程的情况汇总,包含项目名称、合同名称、预算年份、责任处室、承担单位、合同金额、验收情况等,主要的目的是随时掌握项目整体情况,同时可以作为向甲方领导汇报时的抓手。一般每隔一个月更新一次。
开工阶段和支付阶段,相信是每个监理工程师最早接触也是日常工作中最常见的两个最常见的两个阶段,这里的台帐主要用于将开工和支付的信息进行汇总并定时更新,包含承建单位的开工报审表、支付申请表提交日期及配套附件;监理出具开工令、支付证书的时间;这两份台帐一方面可以帮助整理文档,另一方面对规范开工和支付流程起到重要作用,这里补充一点,我在与承建单位沟通验收文档时,常碰到承建单位向监理要开工材料和支付材料,这里先不讨论询问监理是否合理、是不是帮他们找材料等问题。遇到这种情况,能快速判断出文档是否存在和存放的位置,比找来文档盒翻阅,效率更高。如果有台帐的帮助,立刻翻开这两份台帐,当时的情况,就一目了然了。如果有当时监理将文档返回承建单位时的交接单就更好了,这样既明确了监理已按照要求将材料给了承建单位,又能要求承建单位如果想从监理这里获取所需材料, 必须提供自己弄丢文档,需向监理借用的盖章说明。
文档台帐是对监理经手的文件或需要存档文件的汇总,主要用于监理整理文档使用,扩展可以作为工程竣工文档材料。开工、支付台帐可以认为是它的组成部分之一。一般一个月更新一次。
问题台帐、日常管理台帐与绩效评估台帐主要用于管理、推进项目。问题台帐用于记录在项目实施过程中承建单位反馈的或自己监理工作中发现的影响项目进展和不符合相关流程规范的问题,用于写周报、例会上汇报工作时重点提出,包括项目名称、问题描述、责任人、解决时间等;与之相对应的日常管理台帐包含项目组的工作计划完成情况,包含问题的解决,除此之外还用于记录制定了驻场管理规范的项目中,各承建单位的考勤、周报提交、例会参会等情况的日常实施记录。根据问题台帐和日常管理台帐可以意见绩效考核办法整理出对应项目的绩效评估台帐,用于在项目年度总结或验收时出具评分使用。
PS:关于单个项目和项目群的台帐使用可以参考综合类项目。以上是我整理的关于台帐的使用,希望各位批评指正。